کدینگ حسابداری برای پیاده کردن امور حسابداری در نرم افزارهای حسابداری استفاده می شود. حساب ها با توجه به نوع و حجم امور مالی در چند سطح تعریف می شود. بنابراین هر عملیات مالی دارای یک کد می باشد. حسابداران نیز با استفاده از این کدها عملیات و ثبت های حسابداری را به صورت درست انجام می دهند. ارکان اصلی حسابداری ( دارایی – بدهی و سرمایه ) باید در یک سیستم کارآمد حسابداری به طور دقیق تری طراحی شود.
کدینگ باید به گونه ای طراحی شود که استانداردهای حسابداری را نفی نکند. در نرم افزارهای حسابداری یا سیستم های حسابداری کدینگ به طور معمول به صورت پیش فرض در نظر گرفته شده است در این صورت حسابداران باید سیستم را مورد بررسی قرار دهند و در صورت مشاهده مغایرت و مشکل آنرا اصلاح کنند. با مجله طلوع پدیده همراه باشید.
آشنایی با مفهوم کدینگ حسابداری
کدینگ به نوعی دسته بندی حساب ها در حسابداری اطلاق می شود. در واقع در طبقه بندی کدینگ حسابداری دسته بندی هایی برای حساب ها تعریف می شود که هر کدام دارای کدهای متنوعی هستند و سرشاخه و زیر شاخه هر کدام از سطوح نیز مشخص است. طبقه بندی کدینگ حسابداری غالباً به شکل درختی که رایج ترین شیوه کدینگ است، انجام می شود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار حسابداری چیست؟
در یک تعریف ساده، دسته بندی و کدگذاری حساب ها را کدگذاری حسابداری می گویند. کدینگ به معنای شماره گذاری است و وقتی در حسابداری به کار برده می شود، یعنی حساب ها را در فرایند حسابداری کدگذاری کنیم. برای فهم بیشتر این موضوع، در ادامه مروری بر کدگذاری حسابداری در نرم افزارها و سطوح ان خواهیم پرداخت. طبقه بندی کدینگ حسابداری نیز از مواردی است که با بوجود آمدن بهترین نرم افزار های حسابداری دیگر به آسانی انجام می شود.
نحوه کدینگ حسابداری در نرم افزارهای حسابداری
بهتر است که کدینگ در نرم افزار حسابداری انجام شود البته میتوان این کار را در نرمافزار نرمافزارهای اکسل و یا حتی روی کاغذ انجام داد اما نرمافزارهای مالی به دلیل امکانات گستردهای که دارند و امکان اعمال تغییرات در آنها وجود خواهد داشت و میتواند گزینه مناسبی برای کدگذاری در حسابداری باشند همچنین نرمافزارهای حسابداری برای انجام کدگذاری حسابداری جزء پلتفرم های دقیق و با سرعت به حساب می آیند. اما قبل انجام نمونه کدینگ حسابداری، بهتر است ابتدا با هدف آن آشنا شوید تا بهتر بتوانید در فرآیند حسابداری از آن بهره ببرید.
پس از ثبت درخواست دمو نرم افزار حسابداری، کارشناسان طلوع پدیده با شما تماس خواهند گرفت.
اهداف کدینگ در حسابداری
همان گونه که اشاره شد کدینگ که از راههای ایجاد نظم در فرآیند حسابداری و سطح بندی هر کدام از رویدادهای حسابداری است. مسئله کدینگ یکی از موضوعات قابل تأملی است که بهتر است صاحبان کسب و کار بزرگ از آن بهره ببرند. اما مزایا و اهداف کدینگ در اصول اولیه حسابداری چیست؟ از مهم ترین هدف های کدینگ در حسابداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
استاندارد شدن عملیات مالی و یکپارچه سازی آن ها.
با استفاده از کدینگ حسابداری گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان تهیه می شوند و این امر با سرعت بیشتری انجام خواهد شد. صورت معاملات فصلی یکی از گزارشاتی است که حسابداران باید ارائه دهند که با استفاده از کدینگ سریع تر صورت می گیرد.
رویدادهای مالی از طریق کدگذاری حسابداری با سرعت بیشتری انجام می شوند و دقت در پردازش آن ها افزایش خواهد یافت و در نتیجه خطاهای انسانی نیز به حداقل خواهد رسید.
تحلیل و بررسی های مالی جهت محاسبه میزان دارایی ها و سرمایه گذاری از طریق کدینگ به راحتی انجام می شود و شرایط برای تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی بهبود می یابد.
سطوح و مراحل کدینگ در علم حسابداری
برای انجام کدینگ در حسابداری مدرن باید مراحل و استانداردهای خاصی را در نظر گرفت تا فرآیند حسابرسی با دقت و سرعت بهتری انجام شود. مراحل و سطوح کدینگ حسابداری دايمی را می توان در موارد زیر خلاصه نمود:
در ابتدا باید گروه حساب ها مشخص شوند. برای انجام این کار به هر کدام از گروه ها یک عدد تعلق می گیرد که می توان کلیه هزینه ها، بدهیها جاری و غیر جاری، درآمدها، حقوق ها و سرمایه گذاری ها را در این سطوح قرار داد.
در مرحله بعد گروه باید حساب های مرحله قبل را به حساب های کل ریزتر شده و به هر حساب کل یک کد اختصاص داده شود. در واقع در این مرحله حساب ها تعریف خواهند شد.
در مرحله سوم هر کدام از حساب های کل را جدا کرده و به هر یک کد اختصاصی تعلق خواهد گرفت. به این حساب ها، حسابداری معین نیز گفته می شود.
به مرحله آخر، مرحله کدگذاری حسابداری می گویند که حساب های معین ابتدا کدگذاری و سپس بررسی خواهند شد.
انواع کدینگ در حسابداری
نمونه کدینگ حسابداری در مجموعه های مختلف به شیوه های متنوعی انجام می شود. اما رایج ترین انواع کدینگ حسابداری دایمی در پنج دسته زیر قابل تقسیم هستند:
📌 کدینگ حفظی
یکی از رایج ترین و آسان ترین روش های کددهی است که بر مبنای مختصر نویسی و علامت گذاری رایج زبان فارسی انجام می شود. در این روش، حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات به کار می برند. به طور مثال حساب های پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته خواهند شد.
📌 کدینگ متوالی
کدینگ متوالی که از آن به عنوان کدینگ سریالی یا پی در پی نیز یاد می شود، یکی دیگر از روش های کدگذاری حسابداری است. در این شیوه، اعداد به صورت پشت سر هم به حساب ها تخصیص می یابند.
📌 کدینگ سلسله مراتبی
یکی از پرکاربردترین شیوه های کدینگ، روش سلسله مراتبی است. در این روش محدودیت در تعداد حساب ها و داده ها وجود ندارد و فرایند کدگذاری با دقت انجام می شود.
📌 کدینگ وجهی
در این روش به هر سطح کد و عددی اختصاص می یابد که به عنوان یک قرارداد استاندارد تلقی خواهد شد. در واقع در کدینگ وجهی، هر عدد معرف نوع خاصی از حساب ها و زیرمجموعه های آن هستند.
📌 کدینگ توده ای
در کدینگ توده های کدها به یک حساب تعلق می گیرند. کاربرد این نوع کدینگ بیشتر در یک دوره مالی خواهد بود.
بررسی مزایای کدینگ حسابداری
در سیستم های مختلف حسابداری، به منظور تسهیل شناسایی و دسترسی به حساب های شرکت و گزارش های مالی، از یک سری کدها استفاده می شود که تحت عنوان کدینگ حسابداری شناخته می شوند. این کد ها به تفکیک و دسته بندی دقیق تر اطلاعات مالی کمک کرده و روند مدیریت و گزارش دهی را ساده تر می کنند. در ادامه به چند مزیت دیگر کدینگ حسابداری می پردازیم.
- افزایش دقت و صحت اطلاعات مالی:
سیستم کدینگ با تخصیص یک کد یکتا به هر حساب یا تراکنش، از بروز خطاهای دستی جلوگیری می کند. این کار باعث می شود که اطلاعات مالی دقیق تر ثبت شوند و گزارش های مالی با اطمینان بیشتری تولید شوند.
- بهبود سازمان دهی و دسته بندی حساب ها:
کدینگ به تفکیک و دسته بندی حساب ها کمک می کند. این ساختار منظم به حسابداران امکان می دهد تا به راحتی به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کنند و تراکنش ها را پیگیری نمایند. همچنین فرآیند تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی را ساده تر و سریع تر می کند.
- افزایش کارایی در تهیه گزارش های مالی:
با استفاده از کدینگ حسابداری، تهیه گزارش های مالی دقیق تر و در زمان کوتاه تر امکان پذیر است. این سیستم به شرکت ها کمک می کند تا به راحتی گزارش های جامع و تحلیلی از وضعیت مالی خود ارائه دهند و به بررسی عملکرد مالی بپردازند.
- تسهیل در ممیزی و حسابرسی:
ممیزان و حسابرسان می توانند به سادگی تراکنش ها را در سیستم کدینگ پیگیری کنند و از صحت اطلاعات ثبت شده اطمینان حاصل نمایند. این فرآیند باعث تسریع در ممیزی و حسابرسی و کاهش هزینه های مرتبط می شود.
- امکان توسعه و تغییرات آسان:
سیستم کدینگ انعطاف پذیر است و به راحتی می توان آن را برای نیازهای جدید سازمان توسعه داد. اضافه کردن حساب های جدید یا تغییر ساختار بدون به هم ریختگی در سیستم امکان پذیر است.
خلاصه مقاله
در دنیای امروز کسب و کار، انجام امور مالی از طریق ساده ترین روش ها و با بهره گیری از تکنولوژی های پیشرفته صورت می گیرد. کدینگ حسابداری یکی از بهترین راه حل ها برای انجام امور حسابداری جهت سرعت انجام حسابرسی ها است و با کمک این فرآیند مراحل حسابداری با کیفیت بیشتری انجام خواهند شد. در این مقاله سعی کردیم در خصوص مفهوم کدگذاری حسابداری، اهداف آن و مراحل کدگذاری اطلاعاتی را ارائه دهیم.
اگر حسابداران با نحوه کدگذاری در فرآیند حسابداری و سطوح آن که در این مقاله توضیح داده شد، آشنایی داشته باشند، میتوانند فرآیند حسابرسی را سریع تر و با دقت تر انجام دهند. چنانچه در خصوص مطالب ارائه شده در این مقاله سوال و ابهامی داشته باشید، کارشناسان طلوع پدیده همواره آماده ارائه مشاوره و خدمت رسانی به شما عزیزان خواهند بود.
