نکات حسابداری با اکسل

در این مقاله قصد داریم به نکات حسابداری با اکسل و کاربرد اکسل در حسابداری پرداخته و ترفند های ریز و درشتی از این نرم افزار دوست داشتنی را برای علاقه مندان به حسابداری با اکسل ارائه دهیم.

Excel یکی از نرم افزار های زیر مجموعه برند Microsoft Office  میباشد که در سال 1985 برای سیستم عامل های ابتدایی مکینتاش انتشار یافت و شروع یک ماجراجویی جذاب برای علاقه مندان به حوزه های حسابداری، ریاضیات، آمار و… شد.

نکات استفاده از این نرم افزار شامل برخی ترفند ها، کلید های میانبر اکسل و استفاده از برخی دستورات در این نرم افزار است که در ادامه این مقاله از وبسایت طلوع پدیده به آن پرداخته میشود.

امکانات اکسل برای حسابداری

قطعا همراهانی که با اکسل آشنایی دارند بسیاری از قابلیت های آن را میدانند اما قبل از رسیدن به بخش ترفند ها بد نیست مروری بر امکانات این نرم افزار داشته باشیم. گستردگی امکانات این نرم افزار گاهی باعث میشود کاری که به سادگی در آن قابل انجام است را با روش های پیچیده انجام دهیم.

• امکان تهیه چندین صفحه sheet مختلف در یک فایل اکسل برای جلوگیری از پراکنده شدن داد های مرتبط با هم.
• تفکیک و تدوین صورت های انبارداری مرتبط با حسابداری یک مجموعه
• استفاده از تابع های ساده یا پیچیده بدون داشتن دانش کد نویسی و فقط با استفاده از فرمول های آماده
• امکان به دست آوردن انواع گراف ها و تحلیل های آماری به ساده ترین شکل ممکن و بیشترین دقت
• عدم وجود هیچگونه محدودیت در تعداد ستون ها و ردیف ها و ویرایش آنها
• وارد کردن مجموعه عظیمی از داده های خارجی و یا خروجی گرفتن از کل مقادیر یک صفحه (import / export )

این تنها بخش کوچکی از امکانات ساده نرم افزار اکسل بود. شما در این نرم افزار به سادگی میتوانید سیستم حسابداری خود را تدوین و تنظیم کنید طوری که در آن با تغییر یک متغیر زنجیره ای از تغیرات و اعمال فرمول های ساده و پیچیده در کل Sheet اعمال شود.

ترفند ها و نکات حسابداری با اکسل

در این بخش از مقاله به بررسی بعضی از نکات اصلی و فرعی اکسل میپردازیم که دانستنشان برای حسابداران واجب است و کار را تا حد زیادی برای آن ها آسان میکند.

ابتدا لازم است توابع اصلی نرم افزار اکسل را بشناسید. پس از دریافت این توابع و دستورات مهم اکسل برخی ترفند های آن را که در حسابداری به شما کمک میکند مرور کرده و پس از آن میانبر های پرکاربرد نرم افزار اکسل را فرا خواهیم گرفت.

توابع پر کاربرد اکسل برای حسابداران

توابع و فرمول های بسیار زیادی در نرم افزار اکسل تعریف شده اند. اما برخی از آنها از بقیه مهم تر و پایه ای تر هستند. از پرکاربرد ترین توابع میتوان به توابع زیر اشاره کرد.

تابع SUM: این تابع داده های دو الی بی نهایت از سلول ها را با یکدیگر جمع کرده و در سلول مورد انتخاب شما نمایش میدهد.

تابع AVERAGE: این تابع همانطور که از نامش پیداست برای معدل گیری استفاده میشود و در واقع میانگین سلول های انتخاب شده شما را نمایش میدهد.

تابع COUNT: وظیفه این تابع شمارش مقادیر عددی بازه انتخابی شما است.

تابع CEILING: این تابع هنگام گرد کردن اعداد به بالا به کار می آید. در واقع با استفاده از این تابع عدد مورد نظر را به نزدیک ترین مضرب بزرگتر مورد نظر تغییر میدهیم.

تابع FLOOR: دقیقا مانند تابع CEILING عمل میکند با این تفاوت که اعداد را به مضرب کوچکتر گرد میکند.

تابع IF: این تابع زمانی که میخواهید برای جوابی شرط گذاری کنید به کار می آید.

توابع و توضیحات مفصل مربوط به هریک از آنها از گنجایش این مقاله خارج است اما همینکه برخی از آنها را بشناسید شما را در درک بهتر این نرم افزار کمک میکند.

مهم ترین میانبر های اکسل برای حسابداری

تعداد میانبر های کاربردی اکسل نیز بسیار حجم بالایی دارد. اما برخی از مهم ترین میانبر های این نرم افزار در زیر آمده است.

Ctrl + Z: وضعیت حال حاضر را به قبل از انجام آخرین عملیات برمیگرداند. (Undo)

Ctrl + S: در اکثر نرم افزار ها این میانبر وظیفه ذخیره سازی را بر عهده دارد. (save)

Shift + Space: با این میانبر تمام سطری که در حال حاضر یک سلولش را انتخاب کرده اید را انتخاب میکنید.

Ctrl + Home: برگزیدن اولین سلول این صفحه.

Ctrl + End: انتخاب آخرین سلول این صفحه.

Ctrl + D: با زدن این میانبر هر فرمولی که در خانه انتخابی شما باشد. بر روی تمام سلول های پایینتر از آن اعمال میشود.

و در آخر یکی از پر کاربرد ترین ها کلید F4 است که آخرین دستوری که داده اید را مجددا تکرار میکند.

ترفند های نرم افزار اکسل برای حسابداری

یکی از کاربردهای اکسل برای حسابداری ترفندهای آن است که دانستنشان در صرف زمان و انرژی شما صرفه جویی میکند. یکی از ساده ترین و پر کاربرد ترین این ترفند ها استفاده از کلید Shift است.

1. شما با نگه داشتن کلید Shift میتوانید سطر یا ستون انتخابی خود را در محور مربوط به خودش جا به جا کنید.
2. اگر روی سلول انتخابی دکمه F2 را بزنید و علامت =e را نوشته و تعداد دلخواهی عدد 0 بزنید این تعداد صفر بطور اتوماتیک این تعداد صفر روی مقادیر شما اعمال میشود.
3. برای کپی و پیست سریع شما با گزینه AutoFill میتوانید بجای انجام این فرایند به طور دستی اتوماتیک این عمل را انجام دهید.
4. شما میتوانید در بخش DATA گزینه Remove Duplicates را انتخاب کرده تا تمام مقادیر تکراری از بین بروند.
5. هنگام نوشتن یک متن بلند در یک سلول کلید Alt + Enter را بزنید تا در همان سلول وارد سطر بعدی شوید.

این ترفند ها تنها بخش کوچکی از قابلیت ها و نکات حسابداری با اکسل هستند.

اهمیت مهارت اکسل برای حسابداران

اکسل نرم افزاری است با امکانات بسیار مناسب برای حسابداری و یک حسابدار نباید مهارت در اکسل را امری جزئی برای حرفه خود در نظر بگیرد. اکسل یک نرم افزار بسیار پرکاربرد برای حسابداران به شمار می رود و یک حسابدار باید مهارت استفاده از اکسل را به خوبی آموخته باشد تا بتواند به بهترین نحو از این نرم افزار استفاده کند. مهارت داشتن در اکسل برای پیشبرد کارهای حسابداران بسیار مناسب است. این نرم افزار به حسابداران در ارزیابی، کنترل و بررسی اطلاعات و همچنین محاسبات پیچیده کمک می کند.

نرم افزار اکسل به سرعت و دقت حسابداران در انجام محاسبات کمک می کند و اگر از اکسل در انجام محاسبات استفاده نشود ممکن است در محاسبه اشکالاتی بوجود آید. می توان مهارت اکسل در حسابداران را یک نوع سنگ محک در نظر گرفت. به طوری که فرق بین حسابدار حرفه ای یا غیر حرفه ای را با مهارت در اکسل می توان متوجه شد. حسابداری که به نرم افزار اکسل مسلط باشد به عنوان یک حسابدار مسلط و حرفه ای به شمار می آید. مهارت در اکسل می تواند به حسابدار در کار با نرم افزار حسابداری نیز کمک فراوان کند. مزایای فراگیری اکسل باید برای یک حسابدار حائز اهمیت باشد و از یادگیری این نرم افزار غافل نشود.  به این نکته باید اشاره کرد که تمام توابعی که در اکسل وجود دارد مورد نیاز حسابداران نیست، اما اکسل می تواند تمام نیازهای فردی که با گزارشات مالی مشغول است را برطرف کند. 

در کل کسب مهارت در هر زمینه شغلی بی فایده نخواهد بود و هر مهارتی که آموخته باشید در نهایت در مقطع زمانی خاصی برای شما مفید واقع می شود. بنابر این همیشه در آموختن مهارت ها کوتاهی نکرده و همیشه برای آموزش هزینه کنید. چرا که داشتن مهارت در هر زمینه شغلی می تواند به شما در کسب درآمد بیشتر کمک کند و همچنین شما را در نزدیک شدن به اهدافتان یاری کند. یادگیری اکسل در حسابداری هم از این موضوع مستثنی نیست.  

خلاصه مطلب

نرم افزار اکسل یکی از ابزار های بسیار مفید در حسابداری است. عزیزانی که قصد دارند حسابداری کسب و کار خود را با نرم افزار اکسل انجام دهند باید قابلیت های این نرم افزار را به خوبی بشناسند تا از اکسل بهترین بهره را ببرند.

در مقاله فوق تنها بخشی از ترفند ها و نکات حسابداری با اکسل برای شما آورده شده است که برای درک عمیقتر آنها پیشنهاد میشود از خود آموز خود شرکت Microsoft که در قالب help در آن گنجانده شده استفاده کنید یا در صورت نیاز از کتاب ها و منابع ترجمه شده فارسی آموزش آن بهره ببرید.